Inhoudsopgave:
- Inleiding
- doel vrijwilligersbeleid
- Visie van de organisatie
- Taken en verantwoordelijkheden van de BVH
- Waardering
- Werving
- Opleiding
- Veilig Sporten beleid
- Implementatie
1. Inleiding
De ‘doorsnee’ schaatsvereniging in Nederland is een vrijwilligersorganisatie. Vrijwilligers zijn eigenaar, beleidsbepaler en uitvoerders binnen de vereniging. Een schaatsvereniging is er dóór en vóór de leden. Zij bepalen ook wat er gebeurt. Dat is voor de Baanvereniging (BVH) niet anders. Weliswaar zijn de leden hier de verschillende schaatsverenigingen maar bij de uitvoering van taken heeft de BVH met dezelfde aspecten te maken.
In de huidige context van Nederland Sportland hebben we met een aantal ontwikkelingen te maken die het er niet eenvoudiger op maken als vrijwilligersvereniging. Er is een toename van andere sportmogelijkheden zoals fitness, sportscholen en commerciële organisaties. Deze werken veelal wel met beroepskrachten en de consument staat daarbij centraal.
Die consument verandert ook, stelt zich binnen schaatsverenigingen meer ‘individueel’ en ‘consumerend' op en wil minder tijd besteden aan werkzaamheden binnen de verenigingen. Dat resulteert in de constatering dat er vaak te veel werk door te weinig mensen moet worden gedaan binnen de sport. Kortom, de sportvereniging in het algemeen en de schaatsvereniging in het bijzonder staat onder druk. Er moet voor gewaakt worden dat deze ontwikkeling leidt tot uitval van toch al schaarse krachten.
Een optie is om gedeeltelijk met beroepskrachten te gaan werken, ook bij de BVH klinkt regelmatig de verzuchting dat we dan maar mensen moeten gaan inhuren (bijv. bij EHBO of de poortcontrole).
De clubs zijn het eens met het Bestuur BVH dat het betalen van medewerkers voor uitvoerende taken niet de weg die we op willen met de BVH. Uiteindelijk zullen de abonnementhouders de rekening gepresteerd krijgen en het is denkbaar dat dit uiteindelijk leidt tot afname van abonnementhouders.
Uiteraard is de inzet van professionele trainers voor de selectiegroepen van de BVH hierop een uitzondering.
Een andere aanpak is het verbeteren van het klimaat voor vrijwilligerswerk door het invoeren van een meer gestructureerd en georganiseerd vrijwilligersbeleid, passend bij de taken en het karakter van de eigen organisatie. De BVH opteert voor deze aanpak.
Het hieronder geschetste vrijwilligersbeleid wil proberen het klimaat voor het vrijwilligerswerk te verbeteren zodat er een betere verdeling van taken en verantwoordelijkheden ontstaat waardoor mensen het prettiger vinden om aan dit vrijwilligerswerk een bijdrage te leveren.
Daarbij wordt vrijwilligersbeleid gezien als het creëren van aandacht voor het organiseren, voor de mensen en voor het werk binnen de vereniging, waardoor de vrijwilligers gemotiveerd zijn én blijven om werkzaamheden binnen de vereniging te verrichten.
Redenen om een dergelijk beleid te ontwikkelen zijn:
- Structurele aandacht zorgt voor een langdurige verbetering.
- Beleid brengt de motieven van vrijwilligers naar boven, zodat je hier als vereniging op in kan spelen.
- Kwaliteitsverbetering van vrijwilligers door de juiste vrijwilliger op de juiste plek te zetten.
- De betrokkenheid van leden zal vergroten.
- Positieve invloed op de sfeer.
- De kwetsbaarheid van de vereniging gaat omlaag, waardoor je weer een grote stap zet in het voortbestaan.
Kortom: vrijwilligersbeleid kan ons helpen om vrijwilligers te interesseren, te stimuleren en te ondersteunen, zodat zij hun werkzaamheden goed en met plezier uit kunnen voeren.
Bestuur en verenigingen menen dat het vrijwilligerswerk binnen de BVH voor een heel groot deel afhankelijk is van leden van de deelnemende verenigingen binnen de BVH. Hun vrijwilligersbeleid is de basis voor het werk van de BVH.
Natuurlijk kan en moet de BVH aanvullend beleid formuleren en uitvoeren om haar werk op een goede manier te laten verlopen. Hieronder zal voornamelijk dat aanvullend kader beschreven worden.
2. Doel vrijwilligersbeleid
Hierboven is al een aantal redenen weergegeven waarom vrijwilligersbeleid van belang is. De BVH signaleert al enige tijd een groeiend knelpunt om voor alle taken en verantwoordelijkheden binnen de BVH voldoende vrijwilligers te interesseren. Daarom wil de BVH met dit beleid vooral aangeven dat meer structurele aandacht nodig is alsmede gerichte maatregelen om mensen te blijven interesseren voor een taak binnen de BVH die zij met voldoening en plezier kunnen uitvoeren. Dit beleid probeert een aanzet te zijn om het denken daarover te verdiepen en te verbreden.
3. Visie van de organisatie, de BVH
Als overkoepelende vereniging van verenigingen heeft de BVH een aantal verenigingoverstijgende taken. Belangenbehartiging voor de verenigingen is de eerste taak. Daarnaast is bundeling van vraagkracht ook een hoofdtaak van de BVH. Tot slot is de uitvoering van gemeenschappelijke activiteiten het hoofdstuk dat de meeste aandacht en tijdsinspanning vraagt en waar de meeste vrijwilligers bij betrokken zijn. De BVH doet dit voor en door de verenigingen. Kernpunt in de visie daarbij is dat er zo breed mogelijk faciliteiten worden geschapen voor leden van de verenigingen om de schaatssport optimaal in diverse aspecten te kunnen uitoefenen tegen een redelijke kostprijs. Mede door de inzet van vrijwilligers op alle vlakken van het werk van de BVH wordt dit prijsniveau uiteraard zo laag mogelijk gehouden.
4. Taken en verantwoordelijkheden van de BVH
- De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het centrale besluitvormingsorgaan van de BVH. Het bestuur van de BVH bereidt beleid en bestuurlijke besluitvorming voor, maar de bestuursleden van de verenigingen hebben op de ALV de zeggenschap hierover. Het is belangrijk dat de BVH de bestuurders van de verenigingen zo goed mogelijk informeren zodat zij hun verantwoordelijkheid voor de BVH zo goed mogelijk kunnen vorm geven.
- In het kader van de BVH functioneert een aantal commissies, zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid in de diverse disciplines van het schaatsen, te weten de langebaan, de marathon en het jeugdschaatsen. Deze commissies functioneren in hoge mate autonoom, op basis van de inzet van vrijwilligers vanuit de verenigingen. Uiteindelijk heeft de BVH ook een verantwoordelijkheid voor een optimaal functioneren van de diverse commissies en de BVH zal deze waar mogelijk zo goed mogelijk faciliteren. In overleg met de verenigingen zal daar waar nodig in een goede bezetting van de commissies voorzien moeten worden.
- In de afgelopen jaren is veel van het werk van de Baancommissie Haarlem verschoven naar de verschillende commissies die een grote mate van zelfstandigheid hebben. Daardoor is de positie van de Baancommissie sterk veranderd. De BVH faciliteert het overleg tussen de diverse commissies, ook in samenspraak met andere disciplines die op de ijsbaan actief zijn. Dit overleg is nu de kern van de Baancommissie geworden, het is nu dus een overlegplatform geworden. In dit platform zal de facilitering van de diverse commissies een belangrijk onderwerp van gesprek zijn.
- Om de invulling van al deze taken en verantwoordelijkheden op een goede manier vorm te geven, stelt de BVH vanuit het bestuur een vrijwilligerscoördinator aan die het hele proces rond de inzet van vrijwilligers nauwkeurig monitort en begeleidt. Deze coördinator beheert en bewaakt het vrijwilligersbeleid, heeft overzicht over de inzet van alle vrijwilligers en is aanspreekpunt voor hen en contactpersoon voor de verenigingen aangaande vrijwilligers. Hij of zij ondersteunt afgesproken processen rond werving en waardering van vrijwilligers. Tevens draagt de coördinator zorg voor de afgesproken activiteiten en blijken van waardering naar de vrijwilligers van de BVH.
- In een bijlage zijn alle taken en verantwoordelijkheden en de bijbehorende functies weergegeven, alsmede een organogram van de organisatie.
Aangezien de vrijwilligerscoördinator van de BVH niet in staat is nieuwe vrijwilligers te recruteren vanuit de verenigingen, heeft de vrijwilligerscoördinator een contactpersoon bij iedere vereniging. Bij voorkeur is deze contactpersoon een bestuurslid van de vereniging.
- Door een 1-op-1 contact tussen vrijwilligerscoördinator BVH en contactpersoon van de verenigingen kan desgewenst sneller geschakeld worden en wordt de inzet van vrijwilligers binnen de BVH meer zichtbaar voor de verenigingen en ontstaat hiervoor een groter verantwoordelijkheidsgevoel.
- De taken van de contactpersoon zijn proactief monitoren dat de vrijwilligers van de club nog activiteiten vervullen binnen de organisatie van de BVH en bij uitval voor vervanging zorg dragen. De contactpersoon van de clubs kan via de vrijwilligerscoördinator inzicht krijgen in de inzet van leden van de betreffende club. De contactpersoon van de club is ook de verbinding naar het bestuur van de club ten aanzien van vrijwilligerstaken binnen de BVH.
- Voor het samenstellen van de juryleden voor de wedstrijden blijft het systeem van jurycoördinatoren per groep verenigingen (4 groepen in totaal) van kracht. De jurycoördinator zal ook met de vrijwilligerscoördinator van betreffende verenigingen communiceren over de juryleden van de vereniging. Wel zullen een aantal functies centraal ingevuld worden, zoals de scheidsrechter, starter, VM en VT en de EHBO. Dit is omdat de kandidaten voor deze functies niet langer gelijk verdeeld zijn over de vier groepen en er dus meer samenwerking noodzakelijk is.
- Soms ontvangt de Baanvereniging signalen dat de clubs geen inzicht hebben in de deelname van hun vrijwilligers aan jurytaken. Mede door de inzet van een centrale aansturing van de wedstrijdjury’s via het nieuwe systeem VantagePlanner kan in de communicatie met de vrijwilligerscoördinator per vereniging hier nu eenvoudig een antwoord op gegeven worden.
- Indien er een tekort aan vrijwilligers voor de Baanvereniging en/of de aanverwante commissies ontstaat kan de Baanvereniging de clubs via de contactpersoon hierop aanspreken om te komen tot een eerlijke verdeling van de werkzaamheden op basis van deelnemende wedstrijdrijders.
5. Waardering
Zoals aangegeven stelt de BVH zich op het standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Uitgangspunt is voor en door elkaar. Voor veel vrijwilligers is het plezier om samen aan een organisatie te werken en om de schaatssport zo goed mogelijk tot ontwikkeling te brengen en mensen, vooral jonge mensen, zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om van die sport te genieten, de belangrijkste motivatie voor hun inzet. Natuurlijk is het van belang dat hun inzet gewaardeerd wordt en dat daar ook blijk van gegeven wordt. Dat zal in eerste instantie voor veel functies bij de verenigingen liggen maar ook bij de BVH voor de meer overkoepelende functies. Daarom stelt de BVH zich ten doel om meer aandacht voor deze waarderingscomponent te hebben en daar blijk van te geven. Dit kan concreet gestalte krijgen in bijvoorbeeld:
- Een vrijwilligersavond aan het eind van het seizoen, waarbij de vrijwilligers in het zonnetje worden gezet en kunnen genieten van een hapje en een drankje.
- Met kerst en/of aan het eind van het seizoen een attentie sturen of uitdelen.
- Goed monitoren hoe het met de vrijwilligers gaat. In veel gevallen zal ‘lief en leed’ vanuit de verenigingen aandacht moeten krijgen, maar daar waar vrijwilligers minder aan een schaatsvereniging zijn verbonden en meer aan de BVH ligt daar ook een taak voor de BVH.
- Goed faciliteren van de vrijwilligers, bijvoorbeeld met catering (voorraadbeheer), adequate apparatuur, vergoeding van onkosten waar relevant.
- Bij dit alles moet de waardering vanuit de baanvereniging in lijn liggen met het vrijwilligersbeleid van de verenigingen.
6. Werving
In principe zijn alle geledingen/commissies zelf verantwoordelijk voor het opvullen van een ontstane vacature. De commissies zijn daarin geheel vrij. Wel melden zij wie uiteindelijk de vacature gaat invullen bij de vrijwilligerscoördinator van de BVH. Uiteraard kunnen zij in overleg treden met de vrijwilligerscoördinator als het niet direct lukt om de vacature te vervullen. Die kan dan in overleg met commissie en de contactpersoon van de verenigingen kijken op welke wijze het beste invulling gegeven kan worden aan de functie. Ten allen tijde is het een gedeelde verantwoordelijkheid van de verenigingen en de BVH om vacatures in de organisatie te vervullen.
7. Opleiding
Een belangrijk aspect van vrijwilligerswerk is ook de ontwikkeling van capaciteit en kwaliteit van mensen voor de inzet voor hun functie. Voor een aantal functies binnen de verenigingen is zelfs een specifieke opleiding vereist, zoals voor de trainers. Daar zijn de verenigingen zelf verantwoordelijk voor. Ook voor verschillende functies binnen de BVH zoals juryleden, starters en scheidsrechters, EHBO is een specifieke opleiding nodig. Ook het bedienen van apparatuur of het uitvoeren van de rol van vertrouwenspersoon vraagt specifieke vaardigheden. Hiervoor zijn opleidingen en trainingen nodig en het is een integraal onderdeel van het vrijwilligersbeleid dat er op adequate wijze wordt voorzien in deze opleidingen en trainingen. Voor wat betreft de functies binnen de BVH is het in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de diverse geledingen en commissies zelf om de behoefte aan opleidingen te inventariseren en een geschikte opleiding te selecteren en eventueel te organiseren. Zo heeft de commissie langebaan een eigen opleidingscoördinator hiervoor. De BVH stelt zich ten doel om de benodigde opleidingen voor de functies binnen de BVH te faciliteren en te financieren, vanuit de gedachte dat daarmee de kwaliteit van het werk van de BVH wordt versterkt, dat opleidingen een wervende impuls op extra vrijwilligers heeft en dat dit uiteindelijk alle verenigingen ten goede komt. De opleidingscoördinatoren van de diverse commissies zullen tijdig bij de BVH een aanvraag voor facilitering van een gewenste of noodzakelijke opleiding indienen zodat de BVH hierop ook een adequaat financieel beleid kan voeren.
8.Veilig sporten beleid
De BVH heeft recent ook een beleid Veilig Sporten ontwikkeld. Het is van groot belang dat iedereen binnen de BVH en de schaatssport op de ijsbaan Haarlem zich veilig en gehoord kan voelen. Dat betekent iets voor de manier waarop we met elkaar omgaan, met respect en compassie. Maar ook dat er procedures en afspraken zijn waar we ons allemaal als vrijwilligers aan moeten en willen houden. Dat is een uitgangspunt voor alle vrijwilligers.
Daar waar nodig zal de BVH deze procedures faciliteren. Een goed voorbeeld hiervan is het aanvragen van VOG’s (Verklaring omtrent Gedrag). Voor een aantal functies is afgesproken dat de vrijwilligers hiervoor een VOG aanleveren. De BVH heeft een proces opgezet waarbij de vrijwilliger gratis en laagdrempelig een dergelijke VOG kan aanvragen.
Ook de aanstelling bij de BVH van een vertrouwenscontactpersoon is hiervan een voorbeeld.
Daar waar nodig en gewenst zal de BVH ook verenigingen ondersteunen bij het vorm geven van een beleid Veilig Sporten.
9. Implementatie
De BVH stelt in de voorjaarsvergadering van haar leden de conceptnotitie Vrijwilligersbeleid BVH ter discussie. Na verwerking van de input vanuit de verenigingen zal het beleid in de zomer van 2023 worden afgerond en gepubliceerd Het beleid zal met ingang van het seizoen 2023 – 2024 worden geïmplementeerd.
Bijlage1:
Activiteiten en verantwoordelijkheden van de BVH met bijbehorende functies:
Taken van het bestuur BVH:
- Faciliteren van de trainingsuren en wedstrijduren in goed overleg met de baandirectie.
- Uitgifte abonnementen, in nauwe samenwerking met de ijsbaandirectie.
- Faciliteren van de diverse wedstrijden op de ijsbaan, in goed overleg met alle betrokkenen zoals de relevante commissies (langebaan-, marathon- en jeugdcommissie), de verenigingen (clubkampioenschappen, speciale wedstrijden) de baandirectie en de KNSB.
- Het voeren van een gezond financieel beleid en bijbehorende administratie
- Het uitvoeren van diverse taken en beleidsonderdelen zoals Veilig Sporten, het Vrijwilligersbeleid,
- Het organiseren van tweemaal per jaar een ALV en het faciliteren van de bestuurders van de deelnemende verenigingen om hun verantwoordelijkheid voor de BVH op een goede manier te kunnen invullen.
- Het faciliteren van het overleg tussen de diverse commissies en de andere schaatsdisciplines op de ijsbaan.
Taken van de commissies:
Commissie Langebaan
De commissie langebaan is de uitvoerende commissie voor de langebaanwedstrijden die onder de BVH vallen. Dit zijn met name de wedstrijden voor de Kennemercup, de IJskonijncup en de IJsbeercup. Deze worden georganiseerd door het wedstrijdteam van de commissie langebaan (voorheen het team ijskonijn, nu uitgebreid met de wedstrijdleider van de Kennemercup). De gewestelijke/landelijke langebaanwedstrijden op de ijsbaan Haarlem vallen onder het OC (organisatie comité).
De commissie langebaan stuurt ook de jury coördinatoren van de verschillende regiogroepen aan, zij zorgen dat er elke wedstrijd weer een adequate jury op de been wordt gebracht. De functies die voor een jury noodzakelijk zijn, te weten:
- scheidsrechter, eventueel assistent scheidsrechter
- Starter, hulpstarter (commissaris van vertrek)
- Wedstrijdleider
- Vantage Manager, Vantage Timer en Vantage Writer
- Speaker
- EHBO’er
- Handklokkers, chef tijd
- Bochtencommissarissen, lijnrechters, commissaris van aankomt, kruiswachter
Binnen de commissie langebaan participeert het organisatie comité (OC). Het OC regelt de bemensing van juryleden tijdens regionale en landelijke langebaanwedstrijden. Verder heeft het OC als taak op zich genomen om voor de aanwijzing en begeleiding van de scheidsrechters en starters voor de verschillende wedstrijden van de BVH zorg te dragen. De indeling van VM, VT en VW wordt in overleg tussen het wedstrijdteam en de Vantage Managers gedaan. De commissie langebaan draag ook zorg voor de opleidingen van de juryleden (opleidingscoördinator).
Tevens is de commissie langebaan verantwoordelijk voor de talentontwikkeling en de selectiegroepen (de baancontactpersoon).
De Commissie langebaan heeft een voorzitter en secretaris die de vergaderingen van de commissie faciliteert.
Commissie Marathon
De commissie Marathon is de uitvoerende commissie voor alle marathonwedstrijden op de ijsbaan Haarlem. Dat betreft de reguliere marathonwedstrijden op maandagavond alsmede de jeugdmarathons (4x per jaar) en het 6-banen toernooi in samenwerking met het Gewest.
Commissie Jeugdschaatsen
De commissie jeugdschaatsen is verantwoordelijke voor de trainingen op zaterdagochtend en middag. Tevens organiseert zij jaarlijks een aantal wedstrijden (100 m wedstrijd, Jan van Genniptoernooi), alsmede de 11dorpentocht aan het eind van het seizoen. De commissie jeugdschaatsen overlegt jaarlijks tweemaal met de deelnemender verenigingen.
Systeembeheer
Het systeembeheerteam draagt zorg voor de apparatuur die op de ijsbaan aanwezig is voor de wedstrijden. Tevens verzorgen zij training en begeleiding van de Vantage Managers en de Vantage Timers.
Baancommissie
De Baancommissie is het platform waarop het overleg tussen de diverse commissies en de andere disciplines op de ijsbaan Haarlem plaatsvindt. Dit overleg wordt gefaciliteerd door de BVH met een voorzitter en een secretaris. Het overleg vindt tweemaal per jaar plaats.
Bijlage 2: Organogram van de BVH
